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第31章 采购过程的稽核(2)

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依据管理制度,稽核专员在某天对采购运作情况的日常稽核中发现了两个问题:一是某订单合同有超供的情况,但仓库却全单照收;二是某低值易耗品的订单和申购单的时间颠倒,明显是订单在前,申购单在后。责任者包括仓库管理员、采购员、物料控制员,稽核专员根据稽核结果提出了对相关责任人的处罚意见,并由采购部负责执行。

该企业的采购稽核管理制度,为进行采购稽核提供了依据和标准。实践表明,有了稽核制度,稽核人员就可以采取有针对性的措施,及时发现问题,纠正偏差。

二、执行氛围

采购稽核需要有执行氛围:首先是达成共识,其次是树立权威。

1达成共识。要大力宣传采购稽核的意义,让采购部门和相关人员明白采购稽核的重要性所在,通过相应的激励与处罚加大采购稽核的影响力,让采购人员把对执行制度、规范操作的认同上升为自觉的行动。

2树立权威。要着力提高采购稽核的权威,通过明确稽核人员的地位、支持稽核人员的工作、提升稽核人员的能力、扩大稽核人员的权限、落实稽核人员的建议等方法,加强采购稽核的执行力度,彰显采购稽核的执行效果。

三、专业队伍

采购稽核需要有专业队伍,包括稽核经理和稽核专员。

1核经理。主要的工作是稽核管理,比如编制计划、提出方案、确定流程、落实结果、培训员工等。需要较强的法律意识、专业知识、管理经验,需要熟悉法律规章、了解采购业务、拥有财务知识、具备产品知识、掌握稽核手段,而所有这些都体现了稽核工作的专业性要求,不懂这些就难以胜任稽核经理的工作。

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