制度化原则是指要从企业的实际情况出发，公开制定办公用品的使用原则与方法，严格执行，形成稳定的制度。

提醒您

员工每次领用办公用品都要做好登记，将来这些记录将成为各个部门办公费用年度预算的数据来源。

4·办公用品的回收

因为部分员工的懒惰、漫不经心，可能造成每天有很多纸张、签字笔、文件夹、笔记本及其他用品被浪费掉。当员工以邋遢、零乱的方式工作时，他们更可能丢失材料和浪费物品。虽然有些浪费是不可避免的，但即使是这样，有些闲置或废弃的文具(如文件夹、笔记本)或者耗材(纸张、硒鼓、白板)也是可以分流回收或再利用的。高级文秘要做的工作就是定期检查和回收有利用价值的物品，并重新分配使用。最后，不允许也不鼓励员工(包括高级文秘)将办公文具携带回家私用，这也是高级文秘应具备的基本职业道德。

二、正确使用办公设备

高级文秘在文档处理过程中，最常用到的办公设备主要是打印机、传真机、碎纸机和复印机，因此必须掌握这些办公设备的使用和维护方法，才可能在它们出现故障时排除困难并恢复运行。

为了确保办公设备的正常运转，高级文秘有责任监督办公设备的合理使用，充分挖掘资产的潜力，最大限度地发挥资产的使用效能。高级文秘必须不定期检查设备的运行状况，了解设备大概的使用频率、负荷量和使用寿命。除此之外，还需要引导部门员工也同样正确地使用这些办公设备。

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